مقدمة
أصبح تبادل البيانات بفعالية أمرًا بالغ الأهمية الآن أكثر من أي وقتٍ مضى. ويعود ذلك إلى حقيقة أن المستندات المستخدمة في الأعمال بما في ذلك الفواتير أصبحت تتم مشاركتها على نحو إلكتروني أو عبر خيارات أخرى تنظم عملية تبادلها ضمن شبكة تبادل إلكتروني للمستندات مثل بيبول Peppol.
ومع أخذ ذلك في عين الاعتبار، فإنّه بالإمكان القول أن عملية انتقال البيانات في الوقت الحالي قد أصبحت عنصرًا أساسيًا في أي عمل تجاري. وعليه، يغدو فهم أفضل الطرق المتبعة في نماذج تبادل البيانات في الوقت الفعلي (CTC) التي يمكن من خلالها إرسال واستقبال هذه البيانات في الوقت الفعلي أمرًا بالغ الأهمية لضمان عملية تبادل ناجحة البيانات المستندات الرقمية لجميع الأطراف المعنية.
لحسن الحظ، المعرفة التي يمتلكها خبراؤنا في إنفويس كيو قد مكنتنا من فهم هذه النماذج التي سنشاركها معكم والتعامل مع كل منها على النحو الصحيح. إذًا، هل تعرف ما هي النماذج الرئيسية لتبادل بينات المستندات الرقمية CTC ؟ إن كنت لا تعرف، ابق معنا لتتعرف على أبرز نماذج تبادل البيانات في الوقت الفعلي وكيفية عمل كل منها.
نموذج التشغيل المشترك – Interoperability
نموذج التشغيل المشترك أو نموذج الأركان الأربعة، هو نموذج لتبادل البيانات يُركز على إنشاء نظام يُمكّن الأطراف المشاركة فيه من تبادل مستندات البيانات مباشرةً وبسهولة من طرفٍ لآخر عبر برامج مخصصة. يتم تبادل البيانات في هذا النموذج بشكل شبه لحظي، ويمكن التعديل عليه وفقًا للمتطلبات التي تفرضها المنطقة الجغرافية التي يتم تطبيق هذا النموذج فيها.
تتم عملية تبادل بيانات المستندات الرقمية داخل شبكة منظمة تعتمد في مبدأ عملها على وجود مزودي خدمات مختصين مهمتهم هي تولي عملية التبادل المنظم للبيانات بين بيانات المرسل وبيانات المستقبل دون حدوث اتصالٍ مباشرٍ بين كل من المرسل والمستقبل. كل نظام يكون مزودًا بواجهة برمجة تطبيقات (وفقًا لمواصفات التنفيذ، مثلًا: API) للتواصل مع الأنظمة الأخرى داخل الشبكة.
تضع الجهة المُنظمة القواعد التقنية الإلزامية الواجب اتباعها لدى تبادل بيانات أي مستند تجاري إلكتروني تتم مشاركته، سواء أكان فاتورة إلكترونية أو أي نوعٍ آخر من المستندات التجارية التي يمكن تبادلها على نحوٍ إلكتروني. ويُعتبر نموذج بيبول ذو الأركان الأربعة (وهو تطبيق خاص على نموذج الأركان الأربعة العام) مثالًا عمليًا لهذا النموذج. أبرز الدول التي تقوم بتطبيق هذا النموذج تشمل أستراليا وروسيا وسنغافورة وسويسرا.
كيف يعمل؟
يعمل نظام المُرسِل على إرسال المستند الإلكتروني عبر مُزوّد الخدمة الخاص بالمُرسِل والذي بدوره يقوم بمشاركته مع مُزوّد الخدمة الخاص بالمُستلِم، والذي بدوره يكون مسؤولًا أيضًا عن إرسال المستند الذي تم استلامه إلى نظام المُستلِم وذلك بعد التحقق من صحته.
نموذج الإبلاغ الفوري للبيانات – Real Time Reporting
في نموذج الإبلاغ الفوري للبيانات يتم إرسال المستند الرقمي من نظام المُرسِل إلى المُستلِم فورًا. ووفقًا للتشريعات النافذة في الدولة التي يتم تطبيق هذا النموذج من البيانات بها، يتم مشاركة الوثيقة مع الجهة المختصة في نفس الوقت أو بعد فترة وجيزة خلال مدة تُحددها الدولة.
على سبيل المثال، يعد نموذج الفواتير الضريبية المبسطة (B2C) في المملكة العربية السعودية مثالًا على نموذج تبادل البيانات الفوري. حيث يتعيّن على المُرسِل (المورّد) إرسال الفاتورة إلى المُستلِم (المشتري) فورًا ثم الإبلاغ عنها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) خلال مدة لا تتجاوز ٢٤ ساعة. وتتمثل النقطة الأساسية في هذا النموذج في سرعة انتقال البيانات من المُرسِل (المورّد) إلى المُستلِم (المشتري). أبرز الأمثلة على الدول التي تُطبّق هذا النموذج تشمل المجر وكوريا الجنوبية.
كيف يعمل؟
يقوم المُرسِل (المورِّد) بإرسال المستند الإلكتروني أو الفاتورة إلى المُستلِم (المشتري) بشكل فوري،وفي نفس الوقت أو بعد فترة وجيزة (وفقًا للإطار الزمني الذي تُحدِّده الجهة المُختصة، مثلًا: ٢٤-٧٢ ساعة) – يقوم المُرسِل بإرساله إلى الجهة المُختصة للتحقق من صحتها. بعد التحقق من صحة المستند الإلكتروني أو الفاتورة يتم إرسال المستند أو الفاتورة إلى المُرسِل (المورِّد) من قِبَل الجهة المُختصة.
النموذج المركزي – Centralized Model
لا يسمح النموذج المركزي لتبادل البيانات بالتواصل المباشر بين المُرسِل والمُستقبِل (المورد والمشتري). حيث يتم التواصل عبر مصدر واحد مركزي للتحقق ( Source of Truth – SOT)، مثل النظام المسؤول عن تنظيم مصلحة الضرائب في الدولة.
ويتم في هذا النموذج عملية إرسال البيانات من جميع المصادر (الأطراف المشاركة) إلى النظام المصدر الذي يعد المصدر الوحيد للتحقق. يقوم هذا النظام بدور أشبه ما يكون بمستودع مركزي لجميع البيانات التي يتم إرسالها أو استقبالها من جميع الأطراف المعنية في عملية تبادل بيانات المستندات الرقمية.
ويُضفي هذا النموذج نظام وتحكم أكبر على عملية تبادل البيانات من قِبل جهة منظِمة ومسؤولة. يتم في النموذج المركزي لتبادل البيانات التحقق من صحة أي وثيقة مُتبادلة بين الأطراف المعنية أولاً بواسطة المنصة المركزية المسؤولة. أبرز الدول التي يتم تُطبّيق هذا النموذج فيها تشمل إيطاليا وكازاخستان ومصر وتركيا.
كيف يعمل؟
يُشارك المُرسِل المستند الإلكتروني أو الفاتورة مع نظام مصدري للتحقق، مثل نظام الفوترة الإلكتروني المركزي. بعد ذلك، يقوم نظام هذا المصدر بعملية المصادقة والتحقق من المستند الإلكتروني أو الفاتورة وإعادة إرسالها إلى المُرسِل (البائع) وإلى المشتري.
وعلى نحوٍ مشابه، يقوم المُستقبِل (المشتري) باستلام المستند الإلكتروني من مصدر نظام التحقق (SOT) وإعادة مشاركته معه في حال حاجته إلى إرسال مستند. باختصار، لا يوجد تواصل مباشر بين المُرسِل والمُستلِم، بل تتم مشاركة واستلام المستندات عبر نقطة مركزية فقط هي النظام المصدري للتحقق.
نموذج التخليص في البيانات – Clearance Model
يعتمد نموذج التخليص في البيانات على نهجٍ مؤجل أو مُجدول لبيانات المستندات التي يتم نقلها، حيث يُمكن تبادل البيانات دفعةً واحدة وتجميعها على مدى فترة زمنية ثم إرسالها لاحقًا على نحوٍ فوريٍ أو شبه فوري وذلك إلى الجهة المسؤولة إلى دفعة واحدة.
ويعد هذا النموذج نموذج تخليص لأنه يجب على الجهة المسؤولة مُراجعة البيانات التي من طرفٍ لآخر والتحقق من صحة هذه البيانات قبل أن يقوم الطرف الآخر باستلامها. قد يُوفر هذا النموذج تخليصًا للفواتير أو المستندات الإلكترونية قبل إرسالها إلى المُستلم (المشتري) أو بعد إرسالها إليه (المشتري).
كيف يعمل؟
1) التخليص المسبق (قبل إرسالها إلى المشتري)
- يُرسل المورد الفاتورة أو المستند الإلكتروني إلى منصة التخليص الإدارية، ويحصل على الموافقة بعد أن تُصادق المنصة الإدارية (الجهة التنظيمية) على الفاتورة أو المستند الإلكتروني ومن ثم القيام بعملية التخليص.
- يقوم المورد بعد ذلك بإرسال الفاتورة أو المستند الإلكتروني الذي قد تم تخليصه إلى المستلم (المشتري).
- أمثلة على دول تستخدم هذا النموذج من التخليص تشمل: البرازيل، كولومبيا.
٢) التخليص اللاحق (بعد إرسالها إلى المشتري)
- يُرسل المورد في هذا النموذج الفاتورة أو المستند الإلكتروني إلى المشتري أولًا.
- يُقدّم المورد أو المشتري الفاتورة أو المستند الإلكتروني نفسه إلى الجهة المختصة بعد فترة وجيزة لكن قبل إتمام عملية الدفع – وذلك بهدف التحقق من صحة الفاتورة ودفع ثمنها بعد إتمام عملية التخليص اللاحقة.
- مثال على دولة توظف هذا النموذج: تشيلي.
اختيار النموذج المناسب
يعتمد اختيار نموذج تبادل البيانات الأفضل على احتياجاتك الخاصة. هل تحتاج إلى وصول فوري؟ فكّر في نموذج الإبلاغ الفوري للبيانات. هل تحتاج إلى مصدر واحد للمعلومات؟ يُعدّ النموذج المركزي خيارًا مثاليًا لذلك.
إذا كانت أنظمتك بحاجة إلى التواصل مباشرةً دون الحاجة إلى نظام مركزي للتحكم فقد يكون نموذج التشغيل المشترك هو الأنسب لك. وإذا كانت المصادقة والتكامل أمرًا بالغ الأهمية، فإن نموذج التخليص هو خيارك الأمثل.
مع إنفويس كيو لن تضطر إلى الاختيار عشوائيًا، فخبرتنا في العمل مع نماذج تبادل البيانات الفوري CTC المختلفة تُمكّننا من مساعدة الشركات؛ كلٌّ وفقًا لتشريعاته المحلية. وهذا ما يجعل حلولنا في الفوترة الإلكترونية متاحة في مختلف الدول (مثل دائرة ضريبة الدخل والمبيعات الأردنية، وهيئة الزكاة في السعودية، ومصلحة الضرائب المصرية،,والهيئة الاتحادية للضرائب في الإمارات، وشبكة بيبول Peppol العالمية.
هل تحتاج إلى مساعدة في ضمان امتثالك في تبادل الفواتير الإلكترونية؟ تواصل مع فريق خبرائنا للحصول على استشارة مجانية!
