مراحل الفوترة الإلكترونية في السعودية
غرامة عدم الربط والتحول إلى الفوترة الإلكترونية خلال السنوات الأخيرة شكلا حديثًا هامًا لمختلف القطاعات في المملكة. حيث تم بموجب قانون الفوترة الإلكترونية تنظيم الفواتير على نحو إلكتروني فقط وفقًا لتعليمات هيئة الزكاة للفواتير الإلكترونية عبر منصتها “فاتورة”. وقد تم تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية الذي أطلقته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – زاتكا – على مرحلتين أساسيتين. وبينما شكّلت المرحلة الأولى التي عرفت باسم “الإصدار والحفظ” نقطة البداية بإلزام المنشآت بإصدار الفواتير إلكترونيًا، جاءت المرحلة الثانية والتي عرفت باسم “مرحلة الربط والتكامل” لتكون أكثر شمولًا من حيث المتطلبات الفنية والالتزامات التقنية.
الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – زاتكا المرحلة الثانية
وفي السياق نفسه، أصبحت غرامة عدم الربط مع هيئة الزكاة أو التأخر في الامتثال من أبرز الأمور التي تشغل بال أصحاب المنشآت المكلفين في المملكة، بسبب أثرها المالي والتشغيلي الكبير وما يترتب عليها من عوائق قد تحد من سير عمل الشركات التي لم تمتثل بتعليمات الفوترة الإلكترونية بعد في السعودية.
أبرز ملامح المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية
تُعرف المرحلة الثانية رسميًا باسم مرحلة الربط والتكامل، وهي المرحلة التي تُلزم المنشآت المكلفة بربط الأنظمة الداخلية لديها مباشرة مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة. بخلاف المرحلة الأولى التي ركزت على إنشاء الفواتير إلكترونيًا، فإن المرحلة الثانية – الربط والتكامل – تم الإعلان فيها عن المتطلبات التقنية للمنشآت وتنظيم عملية تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية وفقًا لمجموعات منظمة وذلك تبعًا للإيرادات السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
أبرز ما تتطلبه المرحلة الثانية:
- ربط النظام المحاسبي أو المالي أو نظام إدارة نقاط البيع (POS) مباشرة مع زاتكا.
- إرسال الفواتير في صيغة XML أو PDF/A-3.
- التأكد من أن جميع الفواتير متوافقة مع معايير هيئة الزكاة للفاتورة الإلكترونية.
- تضمين رمز الاستجابة السريع QR Code ومعرّفات الفاتورة الأساسية.
- تضمين Cryptographic Stamp لضمان صحة مصدر الفاتورة.
- الاحتفاظ بالفواتير وبياناتها بالصيغة التقنية المعتمدة وفقًا لأنواع الفواتير (فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مبسّطة).
هذه المتطلبات جعلت الامتثال للمرحلة الثانية أكثر تعقيدًا لأنها تتطلب بُنيَة تقنية جاهزة، وفريقًا مختص قادر على فهم معايير التكامل، أو استخدام نظام فوترة إلكترونية متوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للمرحلتين الأولى والثانية.
لماذا تعتبر المرحلة الثانية إلزامية للمنشآت؟
لم تُطبّق هيئة الزكاة المرحلة الثانية دفعة واحدة، بل قامت بتقسيم المنشآت إلى مجموعات حسب:
- حجم الإيرادات
- حجم الفواتير الصادرة
- القطاعات التي تعمل فيها كل منشأة
- البيانات المتوفرة لدى الهيئة عن نشاط المنشأة
وبالتالي، يتم إرسال إشعار رسمي من هيئة الزكاة للمنشأة يوضح الموعد النهائي للربط، وهذا الإشعار هو المرجع الأساسي الذي يحدد أن المنشأة أصبحت “مشمولة” بالمرحلة الثانية، وتعد هذه الخطوة مهمةً جدًا حيث أنها تتيح لأصحاب المنشآت والمكلفين في الاستعداد لربط أنظمتهم مع الموعد المحدد تدريجيًا. المنشآت التي يتم شملها في أي مجموعة تم الإعلان عنها أو سيتم الإعلان عنه مستقبلًا مُلزمة في الربط الإلكتروني مع هيئة الزكاة لتجنب تعرضها لغرامة عدم الربط مع هيئة الزكاة.
غرامة عدم الربط مع هيئة الزكاة للمرحلة الثانية
تتراوح العقوبات والغرامات المالية لعدم الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية وتشمل عدة أنواع من المخالفات، ومن أبرزها:
- مخالفة عدم إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا:
قد تبدأ بغرامة مالية قدرها 5,000 ريال سعودي وتتزايد مع تكرار المخالفة. - مخالفة عدم تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR Code) المشفر في الفاتورة الضريبية المبسطة:
قد تبدأ بـ إنذار، وتتزايد في حال التكرار. (تعتبر هذه المخالفة من متطلبات الربط). - مخالفة حذف أو تعديل الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها:
تبدأ الغرامة بـ 10,000 ريال سعودي وتتزايد مع تكرار المخالفة. - مخالفة عدم الالتزام بمتطلبات الربط والتكامل (عدم الربط في الموعد المحدد):
في بعض الحالات، يُشار إلى أن عدم الالتزام الكلي بمتطلبات الربط في المرحلة الثانية قد يعرض المنشأة لغرامة قد تصل إلى 50,000 ريال سعودي، خاصة في حالات عدم تقديم أو حفظ البيانات بالشكل المطلوب. - العقوبات التدريجية:
تطبق الهيئة في الغالب آلية تدريجية للعقوبات، حيث تبدأ بالإنذار ثم تتصاعد الغرامات (1,000 ريال، 5,000 ريال، 10,000 ريال) للمخالفات المتكررة (خلال فترة 12 شهرًا)، وقد تصل إلى 40,000 ريال سعودي بعد المخالفة الرابعة.
ملاحظة هامة: يجب على المكلفين مراجعة لائحة تطبيق نظام ضريبة القيمة المضافة و الضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية اللازمة لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية المنشورة على موقع الهيئة (زاتكا) لتحديد قيمة الغرامة الدقيقة المتعلقة بمخالفة عدم الربط تحديداً، حيث تتغير قيمة الغرامة بناءً على نوع المخالفة وعدد مرات تكرارها.
ما الذي قد يعرض المنشأة للعقوبات؟
1. استخدام نظام فوترة إلكترونية غير معتمد من زاتكا
بعض المنشآت تستخدم أنظمة فوترة إلكترونية من مزودي حلول غير مدرجين في قائمة مزودي الحلول المؤهلين للربط مع المرحلة الثانية. للتحقق من ذلك يمكن للمكلف الدخول إلى قائمة مزودي الخدمة المؤهلين والتحقق، على سبيل المثال فإن إنفويس كيو مزود مؤهل ومدرج في القائمة.
2. ضعف المؤهلات التقنية للمنشأة
ضعف المؤهلات التقنية يعني أن المنشأة تفتقر إلى الأنظمة أو الأدوات أو الخبرات اللازمة لتجهيز بيئة مناسبة للربط الإلكتروني. وقد يؤدي ذلك إلى أخطاء في الإعداد، أو تأخّر في الامتثال، أو عدم القدرة على التعامل مع متطلبات التكامل والفوترة الإلكترونية بالشكل الصحيح. في إنفويس كيو، نساعد المنشآت في الربط مع زاتكا عبر تحديد حل الربط الإلكتروني المناسب عبر استشارة مجانية في حال كان لدى صاحب المنشأة خبرة تقنية أم لا.
3. نقص تدريب الموظفين
قد يؤدي غياب التدريب الكافي إلى إصدار فواتير إلكترونية غير متوافقة دون قصد. ويزيد ذلك من احتمالية الأخطاء التشغيلية ومخالفات الامتثال.
4. أخطاء في إعداد النظام التقني
الأخطاء في الضبط مثل عدم تضمين رمز الاستجابة السريع QR Code بالشكل المطلوب مما يؤدي إلى رفض الفواتير. وغالبًا تظهر هذه المشاكل عند استخدام أنظمة غير مهيأة بالكامل للفوترة الإلكترونية وفقًا لمعايير منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة.
5. تجاهل إشعار الربط أو تأجيل التنفيذ
تتلقى بعض المنشآت موعد الربط من الهيئة لكنها تؤجل التنفيذ أو لا تتخذ خطوات عملية. وهذا قد يعرّضها لمخالفات مباشرة عند حلول الموعد النهائي دون استكمال الربط. لتفادي ذلك، ينصح باتخاذ إجراء ربط مبكر مع مزود خدمة مؤهل مثل إنفويس كيو لضمان امتثال المنشأة في الوقت المناسب.
أهمية الربط المبكر قبل الموعد النهائي
يسمح الربط المبكر للمنشآت باكتشاف أي مشكلات تقنية أو تشغيلية قبل الوصول إلى الموعد النهائي، مما يضمن معالجة الأخطاء دون التعرض لمخالفات أو ضغوط زمنية. كما يمنح الفرق المالية والتقنية وقتًا كافيًا لإجراء اختبارات تكامل وإصدار الفواتير التجريبية للتأكد من الامتثال الكامل للمتطلبات. ويساعد هذا الاستعداد المبكر على تجنّب الازدحام في فترات الذروة حين ترتفع طلبات الربط ويطول وقت الاستجابة من مزودي الخدمة. وفي النهاية، يحقق الربط المبكر انتقالًا سلسًا، ويقلّل التكاليف والمخاطر، ويضمن جاهزية المنشأة للمرحلة الثانية دون أي تعقيدات.
كيف تضمن امتثالك عبر إنفويس كيو؟
توفّر إنفويس كيو حلًا متكاملًا للامتثال مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وذلك بدءًا من تهيئة النظام وربطه بأنظمتك الداخلية، وصولًا إلى إصدار واستقبال الفواتير الإلكترونية بشكل متوافق تمامًا مع متطلبات الهيئة. يعمل فريقنا على تقييم جاهزية منشأتك التقنية، ووضع الحلول المناسبة لأي عوائق محتملة، وضمان جاهزية فواتيرك الصادرة للتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة عبر معايير وأدوات تحقق متقدمة. الأمر الذي يضمن استعداد المنشأة للالتزام قبل الموعد النهائي ودون أي تعقيدات تذكر.
خاتمة
الربط ليس مجرد التزام قانوني، بل هو فرصة لتحسين الكفاءة التشغيلية، تعزيز الشفافية، وتطوير أسلوب إدارة الفواتير داخل المنشأة. الأمر الذي يسهم في تقليل الأخطاء، وزيادة السرعة، وتوفير وقت وجهد الفرق التشغيلية والمحاسبية. وعليه، كلما بادرت المنشأة بالربط بشكل أسرع، كلما كانت القدرة على تجنب الغرامات والمخاطر أكبر. اضمن امتثال منشأتك اليوم مع إنفويس كيو واحصل على عرض توضيحي مجاني لمعرفة حل الفوترة والربط الإلكترونية الأفضل لك.
