الربط مع هيئة الزكاة أصبح أسهل مع إنفويس كيو

لماذا يعد الامتثال للفاتورة الإلكترونية من هيئة الزكاة (زاتكا) ذو أهمية الآن أكثر من أي وقت مضى؟

أصبح ربط الفاتورة الإلكترونية مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للمرحلة الثانية ضرورةً ملحةً في الوقت الحالي، كجزءٍ من توجه المملكة العربية السعودية نحو تطبيق نظام فوترة إلكتروني رقمي بالكامل تلتزم فيه جميع الشركات بمعايير قانونية موحدة وعادلة.

ومع استمرار تطور اللوائح الضريبية من حيث النطاق وقابلية التطبيق، فإن الالتزام بها لم يعد خيارًا بل أصبح ضرورة استراتيجية يجب اتباعها. لا سيّما للشركات التي تسعى للالتزام بصيغة الفاتورة الإلكترونية المطلوبة للامتثال مع معايير الفوترة الإلكترونية وفقًا لزاتكا وتجنب الغرامات المترتبة على عدم الالتزام.

وعليه، فإن وجود مزود خدمة فوترة إلكترونية مؤهل من هيئة الزكاة للمرحلة الثانية أمر مهم، تابع القراءة لتعرف كيف يمكن لإنفويس كيو مساعدتك في تحقيق هذا.

إنفويس كيو: شريكك الأمثل لربط الفاتورة الإلكترونية مع هيئة الزكاة للمرحلة الثانية

تم تطوير نظام إنفويس كيو لتبسيط عملية الربط والتكامل مع هيئة الزكاة للمرحلة الثانية عبر توفير نظام فوترة إلكترونية بسيط وسهل الاستخدام. مع التركيز على الامتثال والموثوقية، يضمن نظام الفوترة الإلكترونية المُقدم من إنفويس كيو توافق الفواتير الإلكترونية مع جميع متطلبات مرحلة الربط والتكامل حيث نعمل على تولي المهمة الأصعب حتى تتمكن من إدارة فواتيرك بسهولة!

من التحقق إلى الإرسال الفوري،  كيف يتم ربط الفاتورة الإلكترونية؟

الخطوة الأولى: الفهم والتقييم

نعمل في إنفويس كيو على تصميم حلول فوترة إلكترونية بإتقانٍ ليسهل استخدامها، ونبنيها بعناية فائقة لضمان الامتثال التام. يبدأ ذلك بفهم احتياجات العملاء المختلفة عبر تقييم دقيق منذ البداية حيث أن الاختيار الصحيح للحل الأفضل يبدأ بالتحديد الصحيح لاحتياجات العميل واتخاذ القرار وفقًا لذلك.

يعمل فريق المبيعات على تقديم شرحٍ توضيحي للعميل لفهم طريقة عمل النظام، وتحديد احتياجات العميل الفعلية وفقًا للملاحظات التي يتم جمعها بناءًا على المعطيات التي يقوم العميل بمشاركتها مع الخبير المختص.

يعقب ذلك اقتراح حل الفوترة الإلكتروني أو الربط الأفضل بما يتناسب مع أهداف العمل الخاصة بالعميل، والنظام المالي أو المحاسبي أو غيره من الأنظمة الداخلية المستخدمة دون إثقال كاهلهم أو جعلهم يتكبدون تغييرات جذرية تستغرق وقتًا وجهدًا كبيرين.

الخطوة الثانية: إعداد الحساب

بعد الاتفاق على حل الفوترة الإلكترونية المناسب لدى العميل خلال الاستشارة التوضيحية مع فريق المبيعات، يُطلب من العميل إدخال البيانات الرسمية المطلوبة لإنشاء حسابهم على إنفويس كيو. يتم ذلك عبر رابط إلكتروني يتم إرساله وتعبئة البيانات اللازمة من خلاله، وذلك بهدف تسهيل العملية ومساعدتهم على استيفاء جميع الشروط اللازمة لامتثال المرحلة الثانية ومن ثم إرسال النموذج الإلكتروني للبدء بعملية تهيئة الربط مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة. 

الخطوة الثالثة: البدء بعملية تهيئة العميل مع زاتكا

يبدأ فريق الدعم التقني بعد ذلك بعملية التهيئة للعميل مباشرةً بعد تسجيله بنجاح. أثناء التهيئة يتم مراجعة معلومات العميل التي قد تم إدخالها مرة أخرى للتأكد من عدم إدخال أي بيانات خاطئة. بإشرافٍ فريق الدعم التقني، يُطلب من العميل تسجيل الدخول إلى منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة باستخدام الرقم المميز (أول 10 أرقام من الرقم الضريبي) أو البريد الإلكتروني.

إعداد حساب للعملاء الذين لديهم أكثر من رقم ضريبي واحد أو سجلات تجارية متعددة

– بالنسبة للعملاء الذين لديهم عدة أنشطة تجارية بالتالي رقم ضريبة قيمة مضافة مختلف لكل نشاط تجاري، فإنه يتعين عليهم تعبئة النموذج وفقًا لعدد الأنشطة التجارية المسجلة لديهم، ويتحقق فريق الدعم معهم من عدم وجود أي لبس بين أرقام ضريبة القيمة المضافة لكل من الأنشطة التجارية التابعة للعميل مما يضمن الدقة.

– يتم تحديد إعداد الحساب أثناء عملية التسجيل للعملاء الذين لديهم رقم ضريبة قيمة مضافة واحد وسجلات تجارية متعددة وفقًا للحل (خيار الربط والتكامل) الذي اختاره العميل خلال اجتماعه السابق مع فريق المبيعات.

الخطوة الرابعة: تهيئة جهاز ال EGS

• تعد عملية التهيئة لإعداد جهاز ال EGS أحد أهمّ مراحل عملية تسجيل العميل لربطه مع هيئة الزكاة، إذ تعتمد هذه العملية على عدد الفواتير ونوعها (فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مبسطة ) التي تتعامل معها الشركة. وعليه، فإن مساعدة العملاء هي من مسؤولية فريق الدعم الخاص بإنفويس كيو.
  
• لا يُمكن لجهاز EGS واحد إصدار فواتير ضريبية وفواتير ضريبية مبسطة معًا. ويترتب على ذلك تهيئة جهازين مختلفين كل منهما يتم ربطه بنوع محدد في حال كان لدى المنشأة كلا النوعين ضمن أنشطتها التجارية. مع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه من الممكن أن يكون لكل جهاز EGS مربوط بنوع محدد من الفواتير عدد من الأجهزة الفرعية المرتبطة به وفقًا لعدد الفواتير التي يتم من كل نوع.
  
• لتسهيل عملية إدارة الفواتير الإلكترونية، تمكّن إنفويس كيو عملاءها من إدارة نوعي الفواتير (الضريبية والضريبية المبسطة) عبر حساب واحد عبر نظام إنفويس كيو. بمعنى آخر، لن يضطر العملاء إلى إنشاء حسابات مختلفة لمجرد استخدامهم أنواعًا مختلفة من الفواتير.
  
• يُعد هذا بمثابة ميزة تسهيلية تمكّنهم من التمتع بتجربة فوترة إلكترونية أسهل عبر منصة واحدة تناسب الجميع لإدارة فواتير زاتكا الخاصة بهم.

الخطوة الخامسة: إصدار الفواتير

بعد إتمام عملية التهيئة بنجاح للأجهزة وفقًا لأنواع الفواتير وعددها، يُمكن للعملاء إصدار فواتيرهم مباشرة دون أي انتظار أو تأخير، وسيظهر عمود خاص بالربط مع هيئة الزكاة على منصة إنفويس كيو يوضح حالة ربط الفاتورة مع هيئة الزكاة في الوقت الفعلي. الغرض من هذا العمود هو عرض حالة الفاتورة الإلكترونية لمساعدة العملاء في تتبع التحديثات فورًا ومعرفة ما إذا كان في الفاتورة مشكلة ما.

تقدم إنفويس كيو خطوة إضافية احترازية لضمان توافق الفاتورة الإلكترونية مع زاتكا وذلك عبر تنصيب إعدادات مخصصة للتحقق من صحة الفاتورة قبل إرسالها إلى هيئة الزكاة. حيث تعمل إعدادات  التحقق هذه على تنبيه عملائنا في حال وجود مشكلة وتوضيحها لإصلاحها قبل إرسال الفاتورة إلى خوادم هيئة الزكاة. 

إدارة فواتير إشعار الدائن والمدين Credit / Debit notes

تقدم إنفويس كيو ميزة سهلة لإدارة فواتير إشعار الدائن والمدين. حيث تتيح للمستخدمين تعديل الفواتير المصدرة بسهولة بما يتوافق مع تعليمات هيئة الزكاة فيما يتعلق بالتعديل على الفاتورة. هذا بدوره يسهم في الحفاظ على السجلات المالية دقيقة ويعزز التواصل الفعّال بين البائعين والمشترين.

لماذا تختار الشركات إنفويس كيو لربط الفاتورة الإلكترونية مع هيئة الزكاة للمرحلة الثانية؟

تختار الشركات إنفويس كيو لربط الفواتير الإلكترونية مع المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية لأنه يوفر حلًا متكاملًا وسلسًا يسهّل الفوترة الإلكترونية وفقًا لأنظمة المملكة العربية السعودية. بفضل الأتمتة الكاملة لعملية الفوترة الإلكترونية، والتحقق الفوري، والتعامل الآمن مع البيانات، تضمن إنفويس كيو الامتثال الكامل للمرحلتين الأولى والثانية من هيئة الزكاة مما يساعد الشركات على تجنب العقوبات وتحسين سير العمل.

موثوق من قبل نخبة الشركات

هل أنت مستعد لربط الفواتير الإلكترونية في منشأتك بسهولة مع إنفويس كيو؟

احجز عرضًا توضيحيًا مجانيًا الآن عبر موقعنا واكتشف كيف يمكن لإنفويس كيو تبسيط عملية الربط والتكامل مع هيئة الزكاة للمرحلة الثانية!