مهتم بالفوترة الإلكترونية؟ لا تعلم كيف تبدأ؟ إليك ما لم يخبرك به أحد!

عادة ما تكون الخطوة للبدء في أي شيء هي الأصعب على الإطلاق، وهذا ما يدفع العديد من أهل الخبرة والمعرفة إلى التوصية بخطو خطواتٍ صغيرة أولاً قبل المباشرة في خطواتٍ أخرى يمكن أن تكون كبيرة وفي بعض الأحيان جريئة بعض الشيء. ولسنا نهدف من هذا القول إلى كبح جماح عزمك لتتمكن من التقدم إلى الأمام، بل على العكس. إلا أن العديد من القرارات العظيمة باءت تنتهي بالفشل أو بعدم حصولها على التقدير الذي تستحق أن تناله لأسبابٍ تُعزى إلى اتخاذها على عجلة، ودون تخطيط كافٍ. هل ترغب في أن تقضي على فكرةٍ عظيمة؟ خطط لها على نحوٍ سيء.

ولكننا لسنا هنا اليوم لنناقش طرقًا للقضاء على المخططات الكبيرة التي تطمح لها بالتأكيد! نحن هنا لمشاركتك المعرفة التي تحتاجها للبدء في أنظمة الفوترة الإلكترونية وبناء الرؤى التي تحتاج إليها، ولكن بعد أن تكون قد توصلت إلى الإدراك التام فيما تحتاج إلى معرفته أو توخي الحذر منه.

نعلم أننا دائمًا ما نتحدث عن تقديم حلولٍ غير ورقية في إدارة الفواتير ولكن لا مانع من أن تضع بين يديك ورقةٍ وقلم لتدوين بعض الملاحظات التي سوف تساعدك اليوم.

الفوترة الإلكترونية بإيجاز

يشير مصطلح الفوترة الإلكترونية إلى عملية التحول من الفواتير الورقية إلى أخرى ذات صيغة إلكترونية عبر أنظمة فوترة إلكترونية منظمة. مما يعمل على مساعدة المؤسسات في الاحتفاظ بسجلٍ شاملٍ يتضمن جميع المعاملات المالية مع البائعين والعملاء ولكن على مستوى أعلى من الدقة. وتساعد أنظمة الفوترة الإلكترونية على حل المشاكل الشائعة التي عادة ما يمكن ملاحظتها في حلول الفوترة التقليدية حيث تزداد احتمالات فقدان الفواتير، أو حساب البيانات على نحوٍ غير دقيق، أو عدم تحديث البيانات وفقًا لآخر التطورات التي قد حدثت.

ولكن القفز لاتخاذ قرارٍ حاسمٍ مثل التحول من حلول الفوترة الورقية إلى حلول الفوترة الإلكترونية دون تخطيط محكم قد يأتي بنتيجة معاكسة لما تسعى إليه. وعليه، فإن أخذك بعين الاعتبار النصائح التي نوشك على مشاركتك بها من شأنه أن يعطيك الخيط الذي تحتاج لتتمكن من البدء بتجربة مميزة في الفوترة الإلكترونية مع فريق عملك.

تعرف على الفجوات التي تحتاج إلى الإغلاق

قبل البدء بنظام الفوترة الإلكترونية عليك أن تولي الاهتمام لضرورة إجراء بحثٍ مكثف يُمّكنك من التعرف على المشاكل التي تعاني منها في الحلول والأنظمة التي تقوم بتطبيقها حاليًا في مؤسستك لإدارة عملية الفوترة. وهذا يعني أن تضع نقاط واضحة بعوامل الخطر، والنقاط التي تحتمل التحسين، والتحديات التي قد تعيق سير العمل مثل:

• سجلات مالية غير دقيقة نظرًا لعملية إدخال البيانات والتي تعتمد على طرقٍ يدوية أكثر عرضة للخطأ.
• زيادة الكلفة التشغيلية حيث أن الاعتماد بشكلٍ أساسيٍ يكون على استخدام الأوراق لطباعة الفواتير وإصدارها.
• التأثير السلبي على البيئة والمرتبط بتزايد استخدام الأوراق وقطع الأشجار واستمرار هذه النسبة بالازدياد.
• صعوبة تتبع الفواتير المشبوهة ومحاولات الاحتيال المالي نظرًا لعدم وجود أساليب تدقيق موثوقة ومعتمدة.
• مخطط سير عمل غير واضح وسوء توزيع الأدوار والصلاحيات بين العاملين.
• صعوبة إدارة الأعداد المتزايدة للفواتير في المؤسسة خاصة مع استمرار توسعها.
• ضمان الامتثال للوائح والقوانين الضريبية.

بعد التعرف على أبرز المشاكل التي تواجهها في حلول الفوترة التقليدية، يمكنك الآن الانتقال إلى الخطوة الأخرى ألا وهي اختيار نظام الفوترة الإلكتروني المناسب لمؤسستك. ولكن عملية الاختيار ليست بالسهولة التي قد تبدو لك الآن أم أنها كذلك بالفعل؟ لنتعرف معًا.

اختيار نظام الفوترة الإلكتروني الملائم لك

إن عملية اختيار النظام المناسب ليست صعبة ولكن كل ما عليك فعله هو الالتفات لبعض النقاط المهمة التي من شأنها مساعدتك في اتخاذ القرار النهائي بثقةٍ ودون أدنى شك. إليك أبرز التساؤلات التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار.

1- هل تستخدم أي نظام داخلي لإدارة العمليات في مؤسستك أم لا؟

قد لا يبدو لك هذا الأمر بغاية الأهمية إلا أنه في حقيقة الأمر كذلك. لماذا؟ بينما تسعى بعض المؤسسات إلى شراء أنظمة فوترة إلكترونية متكاملة والاعتماد عليها بشكلٍ رئيسي لأداء المهام، تختلف الأهداف للمؤسسات التي تمتلك بالفعل أنظمة أخرى لإدارة بعض المهام في المؤسسة مثل أنظمة إدارة الموارد ERP Systems. في الحالة الثانية أي المؤسسات التي تمتلك نظامًا داخليًا بالفعل سيكون التوجه هو الحصول على نظام يمكن ربطه مع النظام الحالي دون خسارة البيانات المخزنة عليه أو خسارة النظام بأكمله. أي أن الهدف هنا هو إيجاد نظام يدعم الربط والتكامل مع الأنظمة الخارجية.

معنى ذلك أنه يجدر عليك الانتباه ما إذا كنت تملك نظامًا داخليًا وتبحث عن نظام فوترةٍ يمكن ربطه معه بسهولة دون تعقيدات أو فيما كنت ترغب باستخدام النظام كامل على نحوٍ مستقل دون ربطه مع أي أنظمة أخرى. على سبيل المثال، نقدم في إنفويس كيو خيارات ربط متنوعة تسمح للعملاء باستخدامه على نحوٍ مستقل أو ربطه عبر حلول تكامل الAPI التي نقدمها لتجنب خسارة أي بيانات ثمينة. ما يحدد الاختيار هو توجه العميل والمؤسسة.

2- هل يوفر النظام تجربة مجانية قبل الشراء؟

عندما يتعلق الأمر باختيار نظام فوترة إلكتروني للمؤسسة ليس هنالك مجال للمخاطرة باتخاذ قراراتٍ خاطئة يصعب التراجع عنها كاختيار نظامٍ معقد لا تعلم كيفية العمل عليه والقدرة على نقل هذه المعرفة اللازمة لأفراد الفريق وفقًا للمستوى والكفاءة المتوقعين. إذًا فإنّ اختيار مزّود خدمة قادر على تزويدك بتجربة مجانية قبل الشراء، أو جلساتٍ توضيحية حول استخدام النظام، أو حتى جلسة مع خبير مخصصة لك لمعرفة ما تود استخدامه من النظام هو مؤشر إيجابي كبير. بالمقابل، فإنّ عدم وجود مثل هذه الخدمات التي تُمّكن العميل من اتخاذ قرار الشراء المناسب تعد مؤشرًا سلبيًا لمزود الخدمة.

في إنفويس كيو، نعمل على توفير خياراتٍ متنوعة للعملاء واختيار ما هو أنسب لهم. هذا يشمل تجربة مجانية، أو جلسة توضيحية، أو جلسة مخصصة لك مع خبير وفقًا لما نراه خيارًا أنسب لك لمساعدة المؤسسة في الاختيار بالاعتماد على حجمها ونوع الخدمات المُقدمة وغير ذلك.

لماذا يعد هذا مهمًا؟

نظرًا لكونه قرارًا ستتأثر فيه المؤسسة بأكملها فإنّ دراسة جميع الخيارات المطروحة يعد أمرًا حاسمًا. حيث يجدر عليك الأخذ بعين الاعتبار الدور الذي سوف يلعبه الموظفين العاملين لديك، والفريق المالي والمحاسبي، والفريق التقني، والشركاء المساهمين في المؤسسة وغيرهم ممن سيعمل على النظام لدى تطبيقه.

وهنا تتجلى ضرورة جعلهم جزءًا من عملية اتخاذ القرار أثناء فترة الاختبار والتجربة لملاحظة التفاصيل من رؤى متعددة. حيث إن إحداث هذه النقلة النوعية من الفواتير الورقية إلى الفواتير الإلكترونية يتطلب عرض خطة النظام أولاً ثم تبنيه ليتم تطبيقه بعد فهم آلية عمله من قِبل الجميع.

3- ماذا يقدم نظام الفوترة الإلكتروني الذي تبحث عنه؟

ويعد هذا العامل الأهم لدى اختيارك النظام، فالحقيقة هي أن جميع أنظمة الفوترة الإلكترونية تتشابه في الخدمات الأساسية التي تقدمها بالفعل. لكن الفرق الجوهري يكمن في “كيف يقومون بتقديم هذه الخدمة؟” بطريقةٍ تجعل العملاء يتجهون لمزود خدمة دون الآخر. وعادة ما تجد هذه التفاصيل في اهتمام المُستثمر بتجربة المستخدمين، وخدمة دعم العملاء والمتابعة الفورية، وفريق الدعم التقني، والصيانة الدورية، والتحديثات المستمرة للمستجدات الفورية، وغيرها مما يجعل النظام يستحق الشراء.

وتصبح المعادلة ناجحة في حال كان مزودي الخدمة قادرين على تقديم كل ما تم ذكره، أي مثل مستوى الخدمات المقدمة لدينا في إنفويس كيو. حيث يعمل فريق الدعم الفني والتقني لدينا على تقديم التوجيه لك قبل الشراء والمساعدة والمتابعة المستمرة بعد الاشتراك بالخدمة. وهذا ما يجعل تجربتك في إنفويس كيو سلسة وتخلو من أي صعوبات قد تعيق العمل أو تؤخره.

علاوةً على ذلك، نظامنا يعمل وفقًا لتحديثاتٍ فورية تعكس كل المستجدات المتعلقة بالخصائص، والتقارير، والتحليلات، ومؤشرات الأداء والقياس، وبيانات الفواتير بما يتماشى مع آخر التحديثات المُعتمدة من قِبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، ودائرة ضريبة الدخل والمبيعات في الأردن.

ملاحظات أخيرة

إن التخطيط الجيد هو المفتاح الأساسي لتحقيق الاستفادة القصوى من النظام المُستخدم سواء أكان نظام فوترة إلكتروني أو أي نظام داخلي آخر تود استخدامه في مؤسستك لتحقيق الأهداف المرجوة. ولكن، الخيار يصبح أصعبًا إذا كان النظام معقدًا أو يتعلق بإدارة الأمور المالية والتي تعد من الأعمدة الرئيسية التي تتكئ عليها المؤسسة.

وبالتالي، حتى تتأكد من عدم اتخاذك لقرارٍ سوف تندم عليه لاحقًا، عليك تحديد النقاط التحسينية التي ترغب بالعمل عليها، هل النظام الذي تود الحصول عليه قادر على تغطيتها؟ في حال احتجت لتعديلات أو ربط مع أنظمة أخرى، هل يمكنك القيام بذلك عبر النظام الذي ترغب في شراءه؟ في حال احتجت إلى الدعم والتحديثات الفورية لمتابعة فواتيرك، هل يستطيع مزود الخدمة تقديم هذه الامتيازات؟ أم أنك ستكون مضطرًا لمتابعة هذه الأمور وحدك دون فريق دعم؟

حتى أفضل الأنظمة قد تؤول إلى السقوط بسهولة في حال عدم توفر الدعم اللازم لمساعدة العملاء، وتلبية احتياجاتهم، ومنحهم التجربة الي يستحقونها، بالأخص إذا كانوا في مطلع الطريق. إن من يسعى للبيع سيكون هدفه الأساسي بيع النظام بغض النظر عن قدرته الحقيقة على تلبية جميع احتياجاتك أم لا. ولكن مزود الخدمة الحقيقي يكترث بحقيقية تقديم الخدمة التي تتطلع إليها كما تريدها بعنايةٍ حثيثةٍ وحرصٍ كبير مما يؤهلك لاستخدام خدمته ضمن أفضل الطرق والحلول المتوفرة واتخاذ القرار الملائم.