المقدمة
هل سبق لك أن استلمت مستند فاتورةٍ وبدا غريبًا لك؟ ربما كان مجموع المبلغ المستحق دفعه أكثر مما يجب أن يكون عليه؟ ربما كان الطلب ينقصه بعضًا من المنتجات التي قد قمت بطلبها؟ أو لسوء الحظ كانت هنالك مشكلة في جودة المنتج أو الخدمة التي قد وصلتك؟
سواء أكانت المشكلة أيًا مما تم ذكره أو غيرها من السيناريوهات الوارد حدوثها، نطلعك اليوم على مصطلحٍ مهمٍ يتم استخدامه لمعالجة أي من هذه المشاكل وقلب الموازين لنتائج أفضل وأوضح للجميع. ما هو المصطلح المالي الذي نتحدث عنه؟ إنه مذكرة إشعار الدائن!
كما يتضح من اسم المصطلح، فإن إشعار الدائن هو مستند مالي يتم إصداره لضمان صحة التعاملات المالية وإتمامها على أكمل وجه عبر إشعارٍ جديد يوضح حدوث تغييرٍ على الفاتورة التي تم إصدارها وضمان صحة حدوث التعاملات المالية.
إذًا، ما هي مذكرة إشعار الدائن؟ لماذا يتم إصدارها؟ ولماذا تعد معرفتها أمرًا مهمًا؟ لنستكشف معًا الدور الذي تلعبه مذكرة إشعار الدائن في تنظيم عملية البيع والشراء بين البائع والمشتري.
ما هي مذكرة إشعار الدائن؟
إشعار الدائن هو مصطلح يتم استخدامه للدلالة على مستندٍ رسمي يتم إصداره من قِبل البائع للمشتري. لدى إصدار مذكرة إشعار الدائن فإنّ المبلغ الذي يتوجب على المشتري دفعه للبائع يصبح أقل من المبلغ المطلوب في الفاتورة الأصلية التي تم إنشاؤها قبل إصدار مذكرة إشعار الدائن.
بعبارةٍ أبسط، على البائع دفع مبلغٍ محددٍ للمشتري لأسبابٍ سوف نتطرق إليها خلال لحظات. وعليه، فإنه يمكن اعتبارها مستندًا يتم استخدامه للإشارة إلى مبلغٍ ماليٍ يتم إرجاعه للمشتري.
لا يمكن إلغاء الفواتير لدى إصدارها سواء أكانت فواتير بصيغة ورقية أو فواتير بصيغة إلكترونية. وبالتالي، ظهرت الحاجة لاستحداث حلٍ لسد هذه الفجوة دون المساس بسلامة البيانات أو السماح بالتلاعب بها وتغييرها.
وهكذا أصبح يتوجب على البائعين إصدار مستندٍ قانونيٍ يعرف باسم مذكرة إشعار الدائن وإرسالها إلى العميل فيما يتعلق بالمنتج أو الخدمة المطلوبة بدلًا من مستند الفاتورة السابق الذي تم إصداره لنفس الخدمة أو المنتج الذي تم قد تم طلبه من قبل المشتري. هذا المستند الجديد – مذكرة إشعار الدائن – يوضح المبلغ التفصيلي الذي سوف يحصل عليه العميل من قبل البائع.
مذكرة إشعار الدائن: ما الذي يؤدي إلى إصدارها؟
يتم إصدار مذكرة إشعار الدائن لعدة أسباب، كلها تؤدي إلى حصول العميل على مبلغٍ من المال في المقابل، الأمر الذي يؤدي إلى تقليل المبلغ الذي يتوجب عليه دفعه للبائع.
الأسباب التي تؤدي إلى إصدار مذكرة إشعار الدائن تشمل الآتي:
- حدوث خطأ في المبلغ مثل إلزام المشتري بدفع مبلغٍ أكثر من المبلغ المطلوب لسعر الخدمة أو المنتج.
- تلف في البضاعة المستلمة أو عدم توافق المواصفات أو الخدمة المطلوبة.
- إلغاء منتج أو خدمة ما.
- طلب تعويض عن خدمة أو منتج.
ما أهمية ربط مذكرة إشعار الدائن مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
مذكرة إشعار الدائن تعد أمرًا مهمًا لأن التغيير الذي يطرأ على المبلغ الأساسي يعني بدوره تغييرًا على المبلغ الإجمالي بعد إضافة قيمة الضريبة المفروضة التي يتم إصدارها وإرسالها لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك للاعتماد.
ما الذي يعنيه هذا؟ هذا يعني أن المستند الذي تم إصداره وفقًا للتحديث الجديد – أي مذكرة إشعار الدائن – يجب أن يتم ربطه مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لإعلامهم بحدوث تغيير في المبلغ المطلوب وإدراج تفاصيل هذا التغيير في مذكرة إشعار الدائن التي يتم إرسالها كمستندٍ جديد.
ملاحظات تتعلق بربط مذكرة إشعار الدائن مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
لضمان عملية امتثال سهلة وسلسة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بغض النظر عن المشاكل التي يمكن أن تحدث أثناء إرسال واستقبال الفواتير، قمنا في إنفويس كيو بالعمل على تطوير طريقةٍ مبسطة لتمكين المستخدمين من إنشاء مذكرة إشعار الدائن. يمكنك الاطلاع على كيفية القيام بذلك عبر نظام إنفويس من خلال المقطع التوضيحي المدرج أدناه.
لماذا إنفويس كيو هو خيارك الأمثل؟
يوفر نظام إنفويس كيو خيارات متقدمة من وحدات النظام الأساسية والفرعية التي تمكّنك من إرسال، واستقبال، وتحصيل الفواتير بسهولة عبر خيارات تخصيص متقدمة. نظامنا المتكامل يجعلك قادرًا على القيام بكل هذا وأكثر عبر منصة مركزية واحدة توفر عليك عناء الوقت والجهد.
هل ترغب في معرفة المزيد عن حلول الفوترة الإلكترونية والربط والتكامل التي نقدمها لمساعدتك في تحقيق الامتثال مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو الحصول على تجربة مجانية للنظام؟ تواصل مع خبرائنا في فريق الدعم الفني للحصول على المساعدة التي تحتاجها!
