ربط الأنظمة مع هيئة الزكاة: فهم التعليمات
قامت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإصدار قرارٍ ملزم بالفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية في ديسمبر 2021 ضمن نهجها لتعزيز التحول الرقمي والانضمام إلى غيرها من الدول حيث تلعب التكنولوجيا دورًا حيويًا في التعاملات اليومية. هذا القرار جاء بهدف التصدي لمحاولات التهرب الضريبي، وتسهيل عملية تحصيل المدفوعات، وضمان مستويات أعلى من الشفافية، وإلزام جميع المكلفين الملزمين بضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية من اتباع معاييرٍ واضحة للجميع.
هذا التوجه نحو تغييرٍ كبيرٍ كهذا أدى بطبيعة الحال إلى ظهور حاجة واضحة إلى ربط الأنظمة مع هيئة الزكاة بطريقة فعالة خاصةً للشركات التي تبحث عن حلول امتثال دون الحاجة إلى تغيير أنظمتهم الحالية أو تعطيل سير العمليات في الشركة. وعليه، فإن الفهم الواضح لأهمية اختيار طريقة ربط ملائمة للأنظمة المحاسبية مع هيئة الزكاة يعد الخطوة الأساسية للبدء.
الربط مع هيئة الزكاة: لماذا تعد اختيار طريقة الربط أمرًا مهمًا؟
ألزمت هيئة الزكاة المكلفين بضريبة القيمة المضافة من أصحاب الأعمال في المملكة العربية السعودية من إنشاء، وإرسال، وحفظ الفواتير بصيغة إلكترونية عبر اتباع الصيغة المعلن عنها ومراعاة المتطلبات التقنية الواجب توافرها في الفاتورة لضمان توافقها مع هيئة الزكاة. وهذا بدوره يتطلب الربط الفعال للأنظمة المحاسبية وأنظمة إدارة الموارد في المنشآت ERP بشكلٍ صحيح لتجنب الأخطاء والعقوبات المترتبة على عدم الامتثال.
إن الاختيار الخاطئ لطريقة الربط يمكن أن يترتب عليه تكلفة مادية أكبر للشركة فضلًا عن الوقت والجهد المستغرق لإتمام هذه المهمة وغيرها من الخسائر التي يمكن أن تتكبدها في حال تم اتخاذ طريقة ربطٍ خاطئة أو غير ملائمة. وهذا ما يجب أن يدفع الشركات إلى إعطاء أهمية أكبر والالتفات إلى بعض الأمور التي يمكن أن تترتب على الاختيار الخاطئ لطريقة الربط مع هيئة الزكاة.
أبرز النقاط التي يجب الالتفات إليها:
إن اتخاذ القرار الخاطىء لطريقة الربط يمكن أن يترتب عليها بعض التبعات، أبرزها:
1.عدم ترابطية البيانات
عدم تلبية الاحتياجات الخاصة لكل نظام ومراعاة طرق نقل البيانات المناسبة قد يؤدي إلى بيانات غير دقيقة أو بيانات غير محدثة وبالتالي رسم مخططات سير عمل غير دقيقة واتخاذ قرارات خاطئة.
2.عمليات إضافية
توظيف حلول ربط غير ملائمة قد يضع عملًا إضافيًا على العميل وبالتالي قد يضطر إلى القيام بالمزيد بدلًا من بذل جهدٍ أقل نتيجةً التوجيه الخاطئ من قبل مزود الخدمة النجم عن قلة الخبرة. ولكن بالطبع هذه ليست مشكلة يواجهها أي من عملاء إنفويس كيو.
3. تكلفة إضافية
طريقة ربط النظام يجب أن تعنى بشكل أساسي بإيجاد أبسط الوسائل لتحقيق الامتثال الضريبي مع هيئة الزكاة بتكلفة أقل من التي قد يتكبدها العميل وحده نتيجة محدودية معرفته بالطرق والوسائل الأنسب. ولكن اتخاذ القرار الخاطئ قد يزيد التكلفة نتيجة استخدام مصادر أكبر وعدد مرات عمل أكثر.
4. ارتفاع نسبة الخطأ
قد يؤدي استخدام حل ربط غير مخصص لاحتياجات النظام الخاصة دون مراعاة الأولوية في الاحتياجات التي يجب أخذها بعين الاعتبار لدى تطوير طريقة الربط بما يتناسب مع تحديثات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في الوقت الفعلي إلى إصدار فواتير غير متوافقة مع هيئة الزكاة أو حدوث مشاكل نتيجة عدم مراعاة المتطلبات التقنية المطلوبة.
5. مخاطر أمنية
ربط الأنظمة غير الصحيح يزيد نسبة المخاطر المرتبطة بمشاكل خرق البيانات وغيرها من الثغرات الأمنية.
نهج إنفويس كيو، أكثر من مجرد معتاد.
الاعتماد على نصيحة الخبراء في مجال الفوترة الإلكترونية في إبداء النصيحة تجاه طريقة الربط الأمثل أو تطوير حل مخصص إن دعت الحاجة بهدف تلبية احتياجات نظام الشركة، من شأنه تغيير الكثير من قوانين المعادلة. ببساطة لأن إعطاء الخبز لخبازه يعني اختيارك لخبيرٍ يدرك أفضل الخيارات في مجال عمله وبالتالي مساعدتك بأفضل الحلول التي تتناسب مع توجهاتك فضلًا عن محدودية رؤية العملاء نتيجة افتقارهم للخبرة التي تؤهلهم لاتخاذ مثل هذه القرارات.
في إنفويس كيو وبالرغم من امتلاك خيارات متنوعة في حلول الربط إلا أن أبوابنا دائمًا مفتوحة لتطوير حلولٍ جديدة متى ما دعت حاجة العملاء إلى ذلك حيث أن بعض الأنظمة قد تتطلب شروطًا أكثر أو أقل أو حتى أخرى جديدة كليًا.
وعليه فإن تزويد عملائنا بخيارات الربط المناسبة يعني إمكانية تمتعهم بحلول أكثر فعالية، وضمان امتثال دقيق، وتعزيز الإنتاجية، وأتمتة العمليات، وتقليل الحاجة إلى أي تدخل يدوي لإدخال البيانات، وغيره مما يضمن حصول عملائنا على امتثال تام مع هيئة الزكاة للمرحلة الثانية بأسهل الطرق.
هذا ما يجعل اختيار مزود خدمة موثوق بخبرةٍ واسعة في تطبيق تعليمات هيئة الزكاة مع وجود متابعة مستمرة أمرًا مهمًا واستثمارًا أكثر من كونه مجرد قرار في حال كنت تبحث عن ميزة تنافسية أفضل لعملك.
الخلاصة،
اختيار طريقة الربط الصحيحة تعد الحجر الأساس لضمان توافق تام مع متطلبات هيئة الزكاة في الفوترة الإلكترونية للمرحلة الأولى والمرحلة الثانية. يلعب الربط الصحيح للنظام دورًا كبيرًا في تسهيل عملية التبادل الدقيق للبيانات عبر إدارة أكثر سلاسة لعمليات الفوترة في الشركة. بالتالي الامتثال لمعايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ومن خلال الاستثمار في حل متكامل قوي، يمكن للشركات التصدي لأي مخاطر محتملة قبل حدوثها، ورفع الكفاءة، وضمان الامتثال الضريبي. حيث يعتمد نجاح الفوترة الإلكترونية على اختيار وتنفيذ خطة الربط والتكامل الأنسب.
هل ترغب في معرفة المزيد عن طرق ربط نظامك مع هيئة الزكاة؟ تواصل مع فريقنا من الخبراء واحصل على أفضل الخيارات لنظامك سواء أكان Microsoft Dynamics, Oracle, JD Edwards, Xero, Quickbooks, أو غيرها من الأنظمة.
