إنّ إدارة الفواتير اليومية قد تصبح كابوسًا يصعب تحمله بالأخص إذا كانت المؤسسة في نموٍ متسارعٍ، ناهيك عن التزايد المستمر للفواتير الصادرة والواردة نتيجةً للتعاملات المالية اليومية في المؤسسة. ويعد هذا أمرًا مهمًا لنشاط المؤسسة الاقتصادي والحيوي، إلا أنه يصبح أمرًا مزعجًا ما لم تحسن إدارته بالاعتماد على حلولٍ أنجع. إذًا، ما هو الحل؟ هل تتوقف عن العمل؟ بالطبع لا!
نأتيكم اليوم وبجعبتنا الحل الأمثل الذي سوف يجعلك في غنى عن تحمل مثل هذه العقبات في العمل! نشارك معكم أبرز المشاكل التي تواجهها المؤسسات في إدارة عملية الفوترة بشكلٍ عام وكيف يمكن أن تلافي حدوث هذه المشاكل في مؤسستك عبر توظيف حلول الفوترة الإلكترونية لإدارة عملية الفوترة بأكملها.
لنتعرف معًا كيف يمكن لهذا أن يكون ممكنًا!
1- خفض الكُلفة التشغيلية
عادة ما تعمد المؤسسات التي تميل إلى الاعتماد على العامل البشري في إدارة العمليات المؤسسية منذ مرحلة البدء وحتى الانتهاء إلى تحمل أعباء تشغيلية أعلى. وهو أمرٌ متوقعٌ بطبيعة الحال لأنه يعني العديد وجود العديد من العمليات التقليدية التي تحتاج متابعة يدوية لإتمامها بخلاف العمليات المؤتمتة.
مما يؤدي إلى زيادة الحاجة إلى الأيدي العاملة اللازمة لإتمام المهام ضمن الوقت المحدد، أضف إلى ذلك أن هذا يعني بالضرورة أن يُثقَل كاهل المؤسسة بموارد تشغيلية إضافية والتي ستتطلب ميزانية بحد ذاتها.
ومع مرور الوقت ستنخفض الإنتاجية في أداء المهام فضلاً عن إهدار عددٍ كبيرٍ من الساعات التي يمكن أن يتم استغلالها في مهامٍ أخرى أكثر أهمية. ولكن استخدام أنظمة الفوترة الإلكترونية في المؤسسات يعني استبدال هذه العمليات اليدوية بحلول أتمتة قادرة إلغاء الحاجة إلى هذا العدد من العمليات اليدوية وتقليص عدد ساعات العمل والجهد المبذول في تنفيذ المهام.
2- ضياع البيانات
إن كان هدفك هو خسارة البيانات الثمينة للفواتير والعملاء فإن أنظمة الفوترة التقليدية هي الطريقة المُثلى لتحقيق ذلك. ولكن تراودنا بعض الشكوك أن هذا ليس حقًا ما تريده أليس كذلك؟ إن استخدامك لهذه الأنظمة يعني بالضرورة أنك في مرحلة ما ستخسر بعض البيانات المهمة بالأخص إذا كان حجم مؤسستك كبيرًا وعدد الفواتير التي تتعامل معها ليس بالأمر الهّين.
ويُعزى هذا إلى حقيقة أنّ هذه الفواتير لا يمكن تعقبها أو متابعتها لعدم وجود قاعدة بيانات منظمة لحفظها. ولكن الأمر مختلف في حال كنت تستخدم نظام فوترةٍ إلكترونيٍ في مؤسستك كنظام إنفويس كيو. لماذا؟
يعود السبب في ذلك إلى نظام إنفويس كيو المركزي الذي يحتوي على قاعدة بياناتٍ ضخمة تمّكنك من حفظ جميع الفواتير التي يتم إنشاؤها واستقبالها يوميًا فضلاً عن إمكانية إضافة أي بيانات تتعلق بفواتيرٍ سابقة قبل استخدام النظام. حيث يدعم نظامنا إمكانية إدراج بيانات الفواتير والعملاء السابقة من نظامك الداخلي في المؤسسة إلى إنفويس كيو عبر خيارات ديناميكية.
3- أخطاء، أخطاء، والمزيد من الأخطاء…
إنّ الأخطاء الكثيرة هي ما ينتظرك لدى استمرارك في الاعتماد على حلولٍ تفتقر إلى التنظيم. تعمد الحلول التقليدية إلى توظيف حلولٍ تفتقر إلى مستوى الدقة المطلوب مما يؤدي إلى الحصول على نتائج غير دقيقة، عدم توافق في البيانات، وتوزيع غير واضح لأدوار العاملين في المؤسسة مما يعني عدم القدرة على معرفة من يقوم بالمهمة لمتابعة النتائج والأداء، بالتالي تحديد سبب الخطأ أو المشكلة وإصلاحه.
وعلى يقيننا التام بأنك لربما سئمت تكرارانا لما نوشك على قوله من جديد إلا أن هذا النوع من الأخطاء لا يمكن حدوثه في أنظمة الفوترة الإلكترونية. وذلك نظرًا للصلاحيات التي تمنحها هذه الأنظمة لمسؤولي النظام والمتمثلة بتوزيع الأدوار، والتفويضات، وصلاحيات الوصول بوضوح أكبر. وهذا يمّكنك من معرفة المهام الموزعة ومتابعة الأداء ورصد الأخطاء لدى وقوعها بدقة بدلاً من تخمينها.
في نظام إنفويس كيو ستتمكن من الحصول على خصائص متقدمة طورناها لجعلك تجربتك على النظام سلسة، وهذا يعني وجود أدوات مخصصة لتنظيم عملياتك مثل التقارير التفصيلية، ولوحة التحكم التفاعلية، وخصائص إدارة مستخدمين متقدمة تّمكنك من توزيع الصلاحيات والأدوار وفقًا لمجموعاتٍ أساسية ومجموعاتٍ فرعية وهي خاصية مميزة يصعب إيجادها في نظامٍ آخر. لأننا نتفهم في إنفويس كيو حقيقة أن اهتمامات المستخدمين في توزيع الأدوار يختلف، فبينما يفضل البعض وجود المجموعات الأساسية المتعارف عليها، يفضل البعض الآخر الحصول على إضافاتٍ استثنائية تتلاءم مع أسلوبهم الاستثنائي في الإدارة.
