تعرف على الفرق بين الفواتير الرقمية والفواتير الإلكترونية

تعرف على الفرق بين الفواتير الرقمية والفواتير الإلكترونية

ليس كل ما تراه على شاشة جهازك واحدًا، “ما الذي يعنيه هذا؟” لربما هو السؤال الي يجول في ذهنك الآن، لا بأس تابع القراءة معنا لتعرف المزيد حول ذلك.

في مقالة اليوم من نشرتنا الأسبوعية سوف نطلعك على معلومةٍ جديدةٍ يجهلها العديد ويعرفها القليل، إلا أننا نرغب في أن تكون واحدًا من العديدين الذين يدركون حجم هذه المعلومات المهمة التي نوشك على مشاركتك بها الآن حتى تصبح على اطلاعٍ بها وتتمكن من مشاركتها مع غيرك أيضًا!

تعرف معنا على الفرق بين الفواتير الإلكترونية والفواتير الرقمية وأبرز ما يميز كلاً منهما عن الآخر.

الفرق بين الفواتير الإلكترونية والفواتير الرقمية

على الرغم من تشابه اللفظين وخلط الناس بينهما نظرًا لدلالة كلا النوعين على استبدال الطريقة التقليدية التي تعتمد على طباعة الفواتير على نحوٍ ورقي بأخرى لا تتطلب وجود أي تعاملاتٍ ورقية، إلا أن الواقع يخبرنا غير ذلك وهذا ما ستعرفه الآن.

ماهي الفوترة الإلكترونية؟

يشير مصطلح الفوترة الإلكترونية إلى العملية التي يتم فيها إدارة الفواتير على نحوٍ إلكترونيٍ. وهذا يشمل عملية الفوترة منذ بدئها وحتى انتهائها، أي منذ لحظة إصدارها وإرسالها حتى لحظة استلامها من قِبل الأطراف المعنيين. يتم في هذا النوع من الفواتير التخلي عن أي حاجةٍ إلى العامل البشري لإتمام المهام الأساسية في إصدار وإرسال الفواتير، وأتمتة مخطط سير العمل بشكلٍ كامل. وهذا بدوره يسّهل عملية إتمام المهام اللازمة في المؤسسة، كما يعمل على رفع الإنتاجية، وتوظيف طرق فعّالة أكثر في إدارة موارد المؤسسة.

يتم إصدار هذا النوع من الفواتير إلكترونيًا عن طريق أنظمة برمجية مخصصة يمكن التعرف عليها من قِبل أنظمة الفوترة الإلكترونية الأخرى وأي نظام آخر كالأنظمة المحاسبية مثلاً أو غيرها من الأنظمة التي تود ربط نظام الفوترة الإلكترونية الخاص بك معها. البيانات التي يتم استخدامها في الفواتير الإلكترونية تخضع لصيغة محددة لضمان توافقها مع معايير الفاتورة الإلكترونية، وحتى يسهل الربط والمشاركة بين بيانات الفواتير الصادرة عن برامج الفوترة الإلكترونية والأنظمة المتصلة بها إلكترونيًا. وقد تكون صيغة الفاتورة المُصدّرة EDI أو XML أو CSV أو غير ذلك اعتمادًا على متطلبات العمل الخاصة بالمؤسسة.

كما يتم إنشاء الفواتير الإلكترونية ضمن معاييرٍ تجعل معالجتها وقراءتها من قِبل الأنظمة البرمجية أمرًا ممكنًا، فضلاً عن جعلها متوافقة مع التشريعات والقوانين الخاصة بحكومة الدولة التي يتم استخدام النظام فيها. ولرفع مستويات الأمن والحماية لهذا النوع من الفواتير يتم تطوير الأنظمة المخصصة لها وفقًا لحلول بياناتٍ عالية تشمل تشفير البيانات لمنع أي محاولات وصول أو اختراق.

كيف نقوم بتطبيق هذا في إنفويس كيو؟

في إنفويس كيو قمنا بتطوير نظامنا بطريقةٍ تُمّكن المستخدمين من ربطه مع أي نظام خارجي مثل الأنظمة المحاسبية، وأنظمة إدارة الموارد في المؤسسات، وأنظمة الفوترة، وأنظمة إدارة الموارد البشرية، وغيرها الكثير. وقد قمنا بتطوير النظام وفقًا لطريقةٍ مدروسةٍ تجعله متوافقًا مع التشريعات والقوانين المختلفة.

وعليه فإن نظام إنفويس كيو قد تم اعتماده من قِبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، ودائرة ضريبة الدخل والمبيعات في الأردن. علاوةً على ذلك فإن نظام إنفويس كيو قدم تم تطويره وفقًا لحلول أتمتة شاملة تلغي الحاجة إلى التدخل اليدوي لمراجعة الفواتير وتدقيقها وضمان مستوى أعلى من الدقة.

ما هي الفوترة الرقمية؟

يمكن الاطلاع على الفواتير الرقمية عبر شاشة أي جهازٍ كما هو الحال في الفواتير الإلكترونية إلا أن هنالك بعض الفروقات التي يمكن ملاحظتها بين الفواتير الإلكترونية والفواتير الرقمية. ويتجلى الفرق واضحًا بين النوعين بالصيغة التي يتم مشاركة الفاتورة بها حيث أن الفواتير الرقمية غالبًا ما يتم مشاركتها بصيغة PDF أو ملف Word أو المسح الضوئي للفواتير الورقية وغيرها من الطرق. حيث يتم إصدار الفواتير الرقمية بطريقةٍ تجعل قراءتها والتعديل عليها تعتمد بشكل رئيسي على العامل البشري بدلاً من الآلة أو برنامج الفوترة الإلكتروني.

بعبارةٍ أخرى، الفواتير الرقمية لا تخضع لأتمتة شاملة للعمليات ويبقى وجود العامل البشري في إصدار النتيجة النهائية من الفاتورة حاضرًا. وفي الوقت الذي يتم فيه تصميم الفواتير الإلكترونية لتكون قراءتها ممكنة من الآلة، فإن الفواتير الرقمية يتم تصميمها لتكون قراءتها ممكنة من الإنسان ما يجعلها أكثر عُرضة لنتائج أقل دقة.

يمكننا القول إذًا بناءًا على هذه المعطيات أن الفواتير الرقمية لا تتبع صيغة محددة للبيانات، وتتطلب التدخل اليدوي لإتمامها، ولا تعتمد على حلول الأتمتة الشاملة لكل العمليات، ولا يمكن قراءتها من قِبل أنظمة الفوترة الإلكترونية (الآلة)، ولا تخضع لحلول تشفير وحماية قوية لحماية البيانات المتداولة في الفاتورة.

المُلخص

إن الوعي بمفهوم الفوترة الإلكترونية قد بدأ بالانتشار إلاَ أن هذا الانتشار مازال يلحظ شيئًا من المحدودية على الصعيد العالمي. ولكن، إذا أخذنا بعين الاعتبار التحول التكنولوجي الواسع في مختلف المجالات فإن الوقت الذي ستصبح الفوترة الإلكترونية فيه هي الخيار الوحيد للمؤسسات ليس بمستقبلٍ بعيدٍ على الإطلاق. لذا فإننا ننصحك بشدةٍ إلى ضرورة المسارعة في اعتبار حلول الفوترة الإلكترونية جزءًا أساسيًا في تنفيذ المهام المؤسسية. إن توظيف أنظمة الفوترة الإلكترونية يساعد المؤسسات في التخلي عن العمليات اليدوية لإتمام الفواتير، بالإضافة إلى زيادة الدقة والشفافية في النتائج فضلاً عن دورها المهم في تخفيض الكلفة التشغيلية المرتبطة بحلول الفوترة الورقية التقليدية.

تعرف على الامتيازات الكبيرة التي يمكن أن تحصل عليها لدى استخدامك أنظمة فوترة إلكترونية ذكية عبر التجربة المجانية التي نقدمها لك في إنفويس كيو.