المقدمة
يتأثر العالم اليوم بموجةٍ كبيرةٍ تحركها أدوات التكنولوجيا والأنظمة التقنية المتقدمة التي تعمل على تقديم حلولٍ باتت عاملًا أساسيًا نعتمد عليه في حياتنا لأداء مهامنا اليومية ومهامنا الوظيفية في العمل حتى أنه بات من المستحيل أن تسأل أحدًا إن كان يعمل دون اعتماده على أداةٍ أكثر في العمل للوصول إلى درجة أعلى من الدقة والكفاءة في تنفيذ المهام، ناهيك إذا كانوا من أصحاب المنشآت والأعمال الذين يبحثون سبلًا أفضل لتحسين إدارة المال والعمليات في المنشأة.
فوترة أسرع، استثمار أذكى
وفي ظل هذه النمط من الحياة الذي نعيشه، فإننا نفضل بالتأكيد التوجه نحو حلولٍ قادرة على إحداث فرقٍ كبير مع مراعاة كونها محطة توقف واحدة قادرة على ضم باقة حلول متكاملة عبر نظامٍ واحد متعدد الدرجات والخصائص، أي مثل نظام إنفويس كيو للفوترة الإلكترونية.
بالاعتماد على حلولٍ مثل حلول الفوترة الإلكترونية التي نقدمها عبر نظام إنفويس كيو ستغدو قادرًا على معرفة المصادرالمخفية لإيرادات المنشأة وكذلك الأمر بالنسبة للمصاريف التي تتكبدها بشكلٍ واضح ومنظم. ولعل هذا ما يدفع المؤيديين لأنظمة الفوترة الإلكترونية ومستخدميها إلى عدم اتخاذ خط الرجعة للطرق التقليدية في الفوترة بمجرد انضمامهم إلى موجة التحول الإلكتروني في الفوترة الإلكترونية.
تساعدك الخصائص والمميزات والوحدات المقدمة في نظام إنفويس كيو للفوترة الإلكترونية على تحويل قرارك الشرائي إلى استثمارٍ طويل الأمد نظرًا لما نقدمه من ديناميكية وخيارات تخصيص متقدمة لجميع المستخدمين. حيث تم تطوير نظامنا ليتماشى مع الاحتياجات المختلفة لقطاعات الأعمال وفقًا لحلولٍ تتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وذلك بهدف تسهيل مهمة الربط والامتثال على العملاء.
تخلص من الأوراق ووفر مساحات أكبر في منشأتك
إن التأقلم مع حلول الفوترة الإلكترونية يساعد المنشآت في المشاركة بعملية الاستغناء الورقي أي التخلي عن استعمال الورق كمادةٍ رئيسية يتم استخدامها للتعاملات المالية وغيرها من المستندات والتقارير في الشركة أو المنشأة. كل ما يحتاجه المستخدم متاحٌ على النظام في صيغٍ متنوعة يمكن طباعتها أيضًا عند الحاجة إلى ذلك. علاوةً على ذلك، يعد هذا التوجه نحو تقليل الاعتماد على الورق في عاملًا مهمًا في التخفيف من الأعباء المالية المترتبة على الاستخدام الورقي في المنشأة بشكل عام بالإضافة إلى التخفيف من المشاكل البيئية المترتبة على قطع الأشجار واستخدام الورق للطباعة.
خطوتك للانطلاق نحو الإدارة السريعة والتكيفية في العمليات
لم يعد قطاع التكنولوجيا مفتوحًا للممارسات التقليدية في إدارة المهام والعمليات، وعليه فإن التحول نحو حلول الإدارة السريعة القادرة على التكيف (Agile Methodology) مع المستجدات المستمرة في هذا المجال يصبح ضرورةً ملحّةً لا محالة. إذًا فإن تبني أنظمة قادرة على دعم هذا المنهج في العمل يضمن لمنشأتك العديد من المميزات مثل:
- ربط أسرع مع السلطات الضريبية
- الديناميكية والتحديثات التلقائية
- جمع بيانات دقيقة بآراء العملاء وتجربتهم مع النظام
- التقليل من مخاطر توقف النظام أو تعطله
- سهولة الوصول إلى البيانات في أي وقت
- شفافية أعلى في تنفيذ العمليات المالية وسرعة أكبر
- تعاون مباشر وفوري بين مستخدمي النظام
- تحويل الفواتير بشكل فوري
- أتمتة العمليات
- حلول قابلة للتخصيص
هذه المميزات وغيرها الكثير تعد أمرًا حاسمًا لدى الشركات والمنشآت التي تفضل تبني أساليب إدارة فعالة ومرنة في إدارة المشاريع، والأهداف، والعمل في المنشآت لضمان الربط والتكامل على نحو صحيح بين جميع الأنظمة التي تحتاج إليها دون تعارض نظامٍ مع الآخر.
تعزيز التعاون بين أفراد الفريق لديك
تساعد أنظمة الفوترة الإلكترونية في تعزيز التواصل والتعاون بين أفراد الفريق لديك في العمل، أو على الأقل هذا ما يفعله نظام إنفويس كيو. حيث يدعم نظامنا خصائص متقدمة للتحكم في أدوار المستخدمين الموزعة والصلاحيات المدرجة لكل منهم. حيث يمكن تفويض هذه الصلاحيات وفقًا لدرجاتٍ مختلفة تشمل التفويض على مستوى المؤسسة، أو على مستوى القسم، أو على مستوى المجموعة. ليس هذا فحسب، حيث يمكن تعمل الصلاحيات التي يتم منحها لكل من المستخدمين على النظام والتي يمكن خلالها تتبع كل إجراء تم اتخاذه، ومن قبل من مع السبب.
بعبارةٍ أخرى، لا داعي لأن تقلق من وصول أحدٍ إلى جزء من النظام أو إلى صلاحياتٍ لا يجب أن يمتلكها بعد اليوم، وذلك لأن لكل مستخدمٍ دورٌ منوطٌ به يمكّنه من الحصول على المعلومات التي يسمح له بالوصول إليها فقط واتخاذ الإجراءات الملائمة وفقًا لذلك. فضلًا عن وصولهم إلى أجزاء النظام التي تدعم طبيعة عملهم فإنه بالإمكان أيضًا التواصل عبر منصة قنوات التواصل والإشعارات في النظام.
التحكم في المصاريف
لا داعي لتخمين الميزانية المناسبة لمنشأتك بعد الآن لأن العمل على نظام فوترة إلكتروني يعني أنك امتلاك حلٍ قادرٍ على تنظيم سير العمليات حتى وإن لم تكن متواجدًا طوال الوقت للقيام بذلك! نظام إنفويس كيو للفوترة الإلكترونية يمكّن مستخدميه من التمتع بمميزات تشمل تقارير مفصلة وأدوات تحليل للبيانات لمساعدتك في تتبع البيانات المتعلقة بالفواتير والمصاريف والمشتريات وغيرها من المعلومات المهمة في عملية اتخاذ القرارات المالية التي من شأنها مساعدة الفريق المالي والمحاسبي.
بإيجاز،
لم تعد أنظمة الفوترة الإلكترونية تقتصر على إرسال واستقبال الفواتير بطريقةٍ إلكترونية فحسب. تلعب أنظمة الفوترة الإلكترونية اليوم دورًا أساسيًا في إدارة المشتريات، والمخزون، والفواتير الواردة، والفواتير الصادرة، وتتبع البيانات المالية بسهولة عبر المستخدمين ممن يسمح لهم باستخدام هذه الصلاحيات. والنتيجة هي حصول الشركات والمنشآت على بيانات تفصيلية بالأداء العام في المؤسسة وبالتالي اتخاذ قرارات استثمارية تخدم المصلحة الخاصة للشركة بما يتناسب مع أهداف المؤسسة.
