المقدمة
المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية لم تعد مصطلحًا جديدًا نتحدث عنه ولكن في ظل إلزاميتها للشركات في السعودية نجد أن العديد من أصحاب الأعمال يجهلون الخطوات اللازمة لضمان التوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ولعل السبب وراء ذلك هو كثرة التفاصيل والمعلومات المتعلقة في موضوع الفوترة الإلكترونية وهذا ما يدفعنا اليوم لأخذ خطوةٍ إضافية تساعدك في معرفة كيفية التوافق مع المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية عبر حلول إنفويس كيو ذات الأداء المتميز والتجربة السهلة.
ولكن أولًا، ما الذي عليك أن تعرفه عن المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟
تطبيق الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية جاء ضمن الرؤية التطلعية لجعل الفوترة الإلكترونية المعيار الأساسي الذي يجب على جميع الشركات أن تتبعه. بالتأكيد، فإنه ليس من السهل تنفيذ مثل هذا الأمر ما لم يكن هنالك استراتيجية واضحة يمكن تطبيقها. وعليه، كان قرار هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في تبني الفوترة الإلكترونية وتطبيقها في المملكة ضمن مرحلتين عرفتا باسم المرحلة الأولى والمرحلة الثانية.
المرحلة الثانية ألزمت جميع الشركات بضرورة الامتثال لتعليمات هيئة الزكاة ولكن هذا ليس أمرًا يمكن تطبيقه في خطوةٍ واحدة بطبيعة الحال. لذا قامت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية بتقسيم المكلفين بالامتثال ضمن المرحلة الثانية إلى مجموعاتٍ يتم تحديد كل منها وفقًا لإيرادات الشركة السنوية والخاضعة لضريبة القيمة المضافة وذلك بدءًا من الشركات ذات الإيرادات المرتفعة وصولًا إلى الشركات الصغيرة ذات الإيرادات الأقل لتشمل الفوترة الإلكترونية الجميع.
والآن وقد قمنا بتوضيح ذلك، لننتقل إلى خطواتٍ أخرى ذات أهمية لا تقل عما قد سبق ذكره. الامتثال مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ضمن المرحلة الثانية يبدأ بمعرفة كيف يجب أن تكون تهيئة المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية قبل الإقدام على أي خطوة أخرى. التهيئة تشير إلى التسجيل مع هيئة الزكاة لضمان التوافق مع تشريعاتها الضريبية والمتطلبات التي توجبها. دون معرفة هذه الخطوة، لا يمكن القيام بأي شيءٍ آخر لذا فهي ضرورية حقًا. إذًا، كيف نقوم بذلك في إنفويس كيو؟
تهيئة المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية مع هيئة الزكاة
تهيئة الربط مع هيئة الزكاة يتطلب خطوتين رئيسيتين ألا وهما التسجيل والامتثال. فور تنفيذ كل منهما بنجاح، يمكن للشركات اختيار طريقة الربط والتكامل الأفضل بالإضافة إلى الدعم والمتابعة المستمرين.
كيف تحدث تهيئة ربط المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية مع إنفويس كيو؟
تهيئة الربط مع الهيئة تبدأ بتعريف ما يسمى بالEGS الخاص بالشركة والذي يمكن الحصول عليه بسهولة عبر منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. حيث يمكن للشركة تقديم طلب للحصول عليه إلكترونيًا عبر موقع المنصة واختيار العدد الذي ترغب بالحصول عليه سواء أكان واحدًا أو أكثر تبعًا لحاجات الشركة ومتطلباتها.
لدى إنشاء أي EGS فإن من الجدير معرفته أن كل EGS يتم إنشاؤه يكون لديه رقم تسلسلي خاص به لتمييزه عن أي EGS آخر حتى وإن كانت جميع الEGS المصّدرة تابعة لشركة واحدة. ويعد هذا أمرًا مهمًا في أمورٍ مثل تبادل وإصدار الفواتير. ولكن يجب الأخذ بعين الاعتبار أن كل فاتورة صادرة يجب أن تتبع EGS مخصص حتى يتم التعرف عليها بشكل صحيح عبر رقم تسلسلي مميز يختلف عن أي فاتورة أخرى صادرة عن نفس الEGS.
كل فاتورة لديها اسم تعريفي مخصص Invoice ID وقيمة عداد الفاتورة أو ما يعرف بالICV ولا يمكن لأي فاتورتين امتلاك Invoice ID و ICV متشابه في حال كانت كلا الفاتورتين صادرتين عن عن EGS واحد. ويعد هذا مهمًا فيما يعرف بالQueueing والذي يمكن وصفه بأنه تسلسلٌ لعدادٍ يمكن من خلاله تتبع كل الفواتير دون استثناء أي فاتورة. بعبارةٍ أخرى، في حال ملاحظة أن فاتورةً ما قد تم تخطيها فهذا سوف يعني بطبيعة الحال أن تلاعبًا بالفواتير قد حدث أو وجود محاولة تهرب ضريبي أو غيرها من المشاكل التي يمكن أن تقع.
إذًا، ماذا يحدث في حال وقوع مشكلة لأي فاتورة وعدم نجاح عملية موافقتها لأسباب مثل وجود مشكلة بالاتصال أو الشبكة؟ يتم عد هذه الفواتير ضمن العداد حتى وإن لم تنجح عمليتها لتكون ضمن تسلسل العداد وحتى يتم رصدها ومتابعتها ولدى حل مشكلتها يتم إصدار الفاتورة الجديدة برقم تسلسل جديد ضمن العداد وهكذا يتم تتبع كل فاتورة تم إصدارها سواء أكانت ناجحة أم لا. هذا يعني بطبيعة الحال أن جميع الفواتير مهما كانت حالتها سوف يتم رصدها ومتابعتها دون استثناء.
دعنا نفكر بها بطريقةٍ أخرى، في حال كنت تنتظر دورك عند الكاشير في محلٍ ما وأدركت أنك قد نسيت إحضار غرضٍ ما لذا فإنك تسارع لإحضاره. ولكن إحضار ما نسيت أخذه يعني أنك سوف تترك محلك في طابور الانتظار لتتمكن من إصلاح المشكلة وإحضار ما نسيته أي بعبارةٍ أخرى لدى عودتك سوف تنتظر دورًا جديدًا في الطابور إلا أنك قد كنت في الطابور قبل ذلك أليس كذلك؟ إن أخذك لدورٍ جديد نتيجة مشكلةٍ ما لا يعني أنك لم تكن هناك في البداية ولكن يعني أن رقم دورك في طابور الانتظار قد تغير لسببٍ ما. وهكذا الأمر بالنسبة للفواتير التي لا يتم إصدارها بنجاح أول مرة.
ملاحظات يجب أخذها بعين الاعتبار فيما يتعلق بتهيئة الEGS:
- إلزامي للمرحلة الثانية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- يمكن الحصول عليه عبر منصة فاتورة.
- يمكن للمكلفين إصدار EGS واحد أو أكثر.
- يتم تزويد كل مكلف بOTP خاص بكل EGS يتم الحصول عليه.
- يمكن للمكلفين الدخول إلى منصة إنفويس كيو عبر صفحة “الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك”. (يملك المكلف في هذه المرحلة حسابًا لدينا على المنصة)
- يعمل المكلف (العميل) على تعبئة المعلومات اللازمة والتي تشمل OTP الذي قد تم تزويدهم به واسم الEGS الذي يرغبون به مع تحديد صيغة كتابته التسلسلية. مثال:[رقم الفاتورة – EGS – قيمة العداد ].
- لدى الانتهاء، يقوم المكلف بالنقر على زر “إضافة” لحفظ التغييرات الجديدة التي قد قام بإضافتها.
تهيئة المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية عبر حلول إنفويس كيو
لندخل أكثر في تفاصيل عملية التهيئة حيث أن الخطوات السابقة لا تتطلب الكثير من المهارات التقنية المتقدمة لإتمامها. لدى استلام العميل الOTP الذي قد حصل عليه من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فإن الخطوة التالية هي إصدار شهادة موقعة أو ما يعرف باسم CSR والتي تحتوي على معلومات وبيانات متعلقة بالمكلف مثل الرقم الضريبي والرقم التعريفي الضريبي وغيرها. ولكن حتى يتم اعتبار الشهادة كاملة يجب أن يتم توقيعها واعتمادها من هيئة الزكاة.
بعد ذلك يتم مشاركة الCSR والOTP اللذين قد تمت مشاركتهما مسبقًا مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة. في هذه المرحلة تقوم إنفويس كيو بالتواصل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر تزوديهم بالCSR وال OTP حتى تتمكن هيئة الزكاة من التحقق ما إذا كان صاحب الرقم الضريبي هو بالفعل صاحب الOTP الذي قد تم إنشاؤه بهدف مطابقة الهويتين وتخوييل المعلومات التي يتم مشاركتها.
لدى الانتهاء، تقوم هيئة الزكاة بمشاركة شهادة امتثال موقعة signed compliance certificate، ورمز سري، ورقم الطلب التعريفي request ID number. مع أخذ ذلك بعين الاعتبار، يتم إجراء اختبار الامتثال مع هيئة الزكاة للتأكد أن كل شيءٍ يعمل وفقًا لما يجب أن تكون عليه العملية وذلك عبر إرسال عدة فواتير بناءًا على نوع الفاتورة التي تم مشاركتها في الCSR.
ويجدر بنا الذكر أن نوع الفاتورة لدى إصدار الCSR يمكن أن يكون B2B أو B2C أو كلاهما. في حال كانت الفواتير من نوع B2B أو B2C فإن الفواتير التي يتم إصدارها للاختبار مع هيئة الزكاة يجب أن تكون ثلاثة فواتير كما يلي:
1. فاتورة عادية.
2. مذكرة إشعار الدائن.
3. مذكرة إشعار المدين.
في حال كان كلا النوعين يتم إستخدامه فإن العدد الكلي للفواتير التي سيتم اختبارها سوف يكون ستة فواتير أي ثلاثة فواتيرٍ لكل نوع. وهذا ما يعرف بفاتورة الامتثال Compliance Invoice والتي يمكن تعريفها بأنها فاتورة يتم إصدارها بهدف الاختبار دون أن تتم مصادقتها بشكل رسمي من قبل هيئة الزكاة قبل عملية المصادقة والاعتماد الرسمي للعملية.
بعد الحصول على شهادة المصادقة ورمز المصادقة نبدأ في في عملية اختبار مطابقة الفواتير مع هيئة الزكاة لتصديقها. وبعد ضمان نجاح العملية وتخويلها تقوم إنفويس كيو بإصدار طلب للحصول على شهادة الإصدار Production Certificate بالإضافة إلى رمز المرور من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر استخدام الRequest ID.
رقم الطلب التعريفي Request ID، وشهادة الامتثال Compliance Certificate، ورمز المرور Password، والمفاتيح العامة والخاصة Symmetric Keys ، وشهادة الإصدارProduction Certificate كلها معلومات يتم حفظها في الذاكرة Memory حتى نجاح عملية التهيئة مع منصة فاتورة. يتم بعد ذلك تخزين البيانات وتشفيرها في Vault وذلك لمنع الوصول إليها.
بإيجاز، فإن عملية تهيئة المرحلة الثانية مع هيئة الزكاة تتطلب الخطوات التالية:
- إصدار CSR و Private Key و Public Key.
- طلب CSR Request.
- اختبار الفواتير.
- الحصول على Production Certificate.
المحصلة،
يلعب مزودو حلول الفوترة الإلكترونية دورًا مهمًا في تسهيل عملية التهيئة للمرحلة الثانية مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر تقديم مساعدة تقنية، وتوجيه أفضل للامتثال، وخدمات ربط وتكامل ديناميكية مما يضمن امتثال الشركات للتشريعات والقوانين بما يتلاءم مع العصر الرقمي الذي نعيشه. في إنفويس كيو، نعي تمامًا أهمية هذا الأمر لمستخدمينا وهو ما يدفعنا للبحث عن طرقٍ لتطوير حلولنا بشكلٍ مستمر لتكون الأفضل والأبسط دائمًا. لأن ما يهم في نهاية المطاف هو مصلحة عملائنا قبل أي شيء!
هل ترغب في معرفة المزيد عن طرق ربط نظامك مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟ تواصل مع فريقنا من الخبراء وابدأ اليوم!