المقدمة
الأرشفة في سياق الفوترة الإلكترونية هي حتمًا توجهٌ صحيح وخطوة إجبارية لجميع الشركات المطالبة بالامتثال مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للمرحلة الثانية. وهذا يدعو إلى ضرورة الالتفات لأهمية الأرشفة للبيانات بالأخص إذا كانت البيانات ذات طبيعة حساسة وعند قولنا ذلك فإننا بالتأكيد نشير إلى بيانات شركتك للفواتير الصادرة والواردة.
اتخاذ القرار المتعلق بأرشفة الفواتير ليس خيارًا يجب التفكير فيه بتردد بل على العكس يجب أن يكون قرارًا حتميًا تضعه على رأس الهرم لأولويات الإجراءات الأمنية بالإضافة إلى متطلبات الامتثال المُلزِمة للشركات من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يمكن للأرشفة أن تتم بالاعتماد على طرقٍ متنوعة لذا فإن السؤال حقًا هو ما الذي يحكم اختيارك لاعتماد طريقةٍ بدل الأخرى؟ ببساطة التشريعات المحلية في دولتك والملزمة عن طريق الجهات الضريبية المعتمدة والمسؤولة عن تنفيذ ومتابعة مثل هذه التفاصيل.
وعليه، فإن هذا يعني أن المكلفين الذين تخضع إيراداتهم السنوية لضريبة القيمة المضافة ممن تم الإعلان عنهم ضمن مجموعات المرحلة الثانية حتى اللحظة عليهم الامتثال لشروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتحقيق الامتثال التام وهذا يشمل اتباع معايير الأرشفة في الفوترة الإلكترونية. حيث أن القيام بهذا يعفي المكلفين من دفع الغرامات والعقوبات المتمثلة على عدم الامتثال فضلًا عن عدم شعورهم بالقلق إزاء حماية أمن البيانات وما قد يرتبط بها من مشاكل.
ما هي أرشفة البيانات؟
أرشفة البيانات هي عملية يتم من خلالها الحفاظ على البيانات وتخزينها بهدف إمكانية استرجاعها عند الحاجة إليها سواء أكانت هذه البيانات قيد الاستخدام أم لا. إن الهدف من عملية أرشفة البيانات هو الوصول إلى البيانات على المدى الطويل حتى إن كانت البيانات قديمة (البيانات التاريخية) بما يخدم أهداف الشركة ويتماشى مع القرارات المستقبلية التي يمكن أن تُبنى بالاعتماد عليها. بالإضافة إلى ذلك فإنه يعد خطوةً محورية للشركات لضمان توافق العمليات لديهم مع التعليمات والتشريعات التنظيمية المنصوص عليها فيما يتعلق بتخزين البيانات والحفاظ عليها من التلف أو الضياع.
لماذا تعد أرشفة البيانات مهمة بشكل عام؟
في سياقٍ خارج إطار الفوترة الإلكترونية فإن أرشفة البيانات تعد مهمةً للأسباب الآتية:
- الامتثال للتشريعات القانونية.
- الحفاظ على البيانات من التلف في حالة الكوارث الطبيعية.
- المساعدة في التحقيقات القانونية التي يمكن أن يكون البيانات التاريخية عاملًا مهمًا لاتخاذ القرار فيها.
- تعد قاعدة بيانات مهمة يمكن العودة إليها في أي وقت لدى الحاجة إليها في أي أمر يستدعي ذلك.
- توفير المساحات حيث أنه يستبدل الحاجة لوجود مساحة على الأرض لحفظ وأرشفة البيانات.
الأرشفة في الفوترة الإلكترونية: لماذا تعد مهمة؟
أرشفة البيانات تعد ضروريةً لكنها تعد محورية فيما يتعلق بالأرشفة في الفوترة الإلكترونية. ويُعزى هذا إلى الطبيعة المعقدة التي ترتبط بالبيانات التي تتضمنها الفواتير الإلكترونية مقارنةً بغيرها من أنواع البيانات الأخرى. البيانات المالية المتعلقة بالشركات ليست أمرًا يجدر الاستخفاف به على الإطلاق وهذا ما يجب أن يدفع الشركات إلى إيجاد طرقٍ مضمونة للحفاظ على البيانات وإبقائها محمية طوال الوقت وإن عنى ذلك وضع استثمارٍ مخصصٍ لها.
اتباع الطرق الصحيحة في أرشفة البيانات يساعد في تحقيق الامتثال الضريبي مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويعمل على توفير حماية مستمرة للبيانات المالية، ويسهم في التصدي للمخاطر قبل وقوعها، ورصد محاولات الاحتيال، وتوفير تحليل دقيق بالاعتماد على البيانات التاريخية، وتسهيل حل النزاع بالاعتماد على البيانات المحفوظة، ودورها كدليل في المواقف التي تستدعي ذلك وغيرها الكثير.
الأرشفة في الفوترة الإلكترونية تعد ضرورية لضمان استمرارية الشركات حيث أنها تمنع خسارة البيانات الأمر الذي يعد أسوأ ما قد يحدث وما تسعى كل الشركات إلى تفادي حدوثه. فضلًا عن ذلك فإن الأرشفة تعمل على تعزيز الأداء في المنشأة عبر تسهيل عملية الرجوع والوصول إلى البيانات والمستندات المطلوبة في أي وقت لدى الحاجة إليها. الجمع بين عملية الأرشفة والوسائل الإلكترونية للاعتماد على عملية أرشفة إلكترونية يعني استبدال الحاجة لوجود مساحة فعلية على أرض الواقع لتخزين المستندات وأرشفتها كما هو الحال سابقًا. فضلًا عن ذلك فإنها تؤدي إلى تسهيل تفويض أدوار المستخدمين عبر تنظيم صلاحيات الوصول التي يتم منحها لكل منهم لتحديد البيانات التي يتم مشاركتها مع كل مستخدم.
تخزين البيانات والأرشفة وفقًا لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
وفقًا لتعليمات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للمرحلة الثانية التي عرفت باسم مرحلة الربط والتكامل فإن الشركات الخاضعة لقوانين ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية ملزمة بالأرشفة الإلكترونية لكونها متطلبًا إجباريًا للامتثال. ويجب أن تتم عملية الأرشفة على خوادم محلية في المملكة العربية السعودية أو على خوادم سحابية تمتثل لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك التقنية التي تم الإعلان عنها عبر موقع الهيئة.
إنفويس كيو يعمل على توفير الأرشفة الإلكترونية للبيانات وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك سواء أكان عملاؤنا يرغبون في الحصول على عملية أرشفة لبياناتهم على خوادم محلية أو خوادم سحابية. ولهذا السبب بالتحديد فإنه ينصح دائمًا بالتعامل مع مزودي حلول خدمات فوترة إلكترونية مثل إنفويس كيو لهذه الأسباب بالتحديد حيث أن الخبراء المختصين هم أكثر دراية بأفضل الطرق الواجب اتباعها لضمان الامتثال والربط والتكامل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بالنيابة عن العميل.
إن القلق إزاء كل تفصيلة صغيرةٍ والحاجة إلى المتابعة باستمرار لضمان أن الشركة ممتثلة لآخر التحديثات الضريبية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ليس أمرًا ممكنًا لجميع الشركات. وهو أمرٌ متوقع حيث أن هذه العملية تتطلب الكثير من الوقت والجهد والموارد التي قد يصعب على العميل توليها ولكن يسهل على إنفويس كيو تحقيقها بالتأكيد.
الموجز
بشكلٍ عام فإن عملية الأرشفة في الفوترة الإلكترونية هي أمرٌ ضروري للامتثال مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ولكنها ليست السبب الوحيد الذي يدعو إلى الاهتمام بالأرشفة الإلكترونية للبيانات الخاصة بشركتك. إن الأرشفة في الفوترة الإلكترونية تحمي البيانات المالية الحساسة وتساعد في التصدي للمخاطر الناجمة عن فقدان البيانات قبل حدوثها.
هل ترغب في الحصول على امتثال تام مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك دون القلق بشأن مشاكل الأرشفة الإلكترونية لبيانات الفواتير وتعقيدات عمليات الربط؟ تواصل مع فريقنا من الخبراء واحصل على الإجابات التي تحتاجها لجميع أسألتك. تمتع بسيطرة كاملة على فواتيرك مع إنفويس كيو!